Wijs een teamleider aan
Kies om te beginnen een teamleider die overzicht houdt en verantwoordelijk is voor de taak die jullie gaan uitvoeren. De teamleider beheert ook de timer, bedenkt de structuur binnen de Pomodoro, vinkt de taken af en bepaalt hoe lang de pauzes duren.
Schrijf je to do’s op
Net als wanneer je zelf met de Pomodorotechniek aan de slag gaat, maak je per team een lijst met taken. Ook noteer je de namen van de teamleden. Vervolgens maak je de Pomodoro-takenlijst – het kan zijn dat één taak in meerdere Pomodoro’s voltooid wordt. Aan de takenlijst voeg je nog een extra kolom toe voor de naam van de teamleider.
Neem pauzes serieus
Pauzes zijn een van de belangrijkste onderdelen van de Pomodorotechniek! Je hebt ze nodig om informatie te verwerken, nieuwe inspiratie op te doen en oplossingen te bedenken. In teams zijn die pauzes nóg crucialer: ze zorgen voor interacties tussen de teamleden. Worden er niet genoeg pauzes genomen, dan ervaren mensen juist meer stress en werken ze minder efficiënt.
Let op: alleen de teamleden zelf kunnen bepalen hoeveel tijd ze nodig hebben om zich klaar te maken voor de volgende taak. Daarom wil je wegblijven van ‘gesynchroniseerde Pomodoro’s’, waarbij alle teams op hetzelfde moment aan een Pomodoro beginnen.
Breng variatie aan
Wanneer je in teams werkt, is er een aantal variaties op de Pomodorotechniek. Timemanagementcoach en bedenker van de techniek Francesco Cirillo raadt om te beginnen twee uitvoeringen aan: Pomodoro-rotaties en Je Pomodoro vastleggen.
Pomodoro-rotaties
Met Pomodoro-rotaties wisselen jullie na een aantal Pomodoro’s van team. De teamleiders zijn de enigen die je niet kunt verwisselen. Het gaat misschien tegen je intuïtie in, maar het systematisch rouleren van de teamleden kan nieuwe ideeën en inzichten opleveren. Als je de rotaties oplegt of forceert, leveren ze vaak niet het gewenste resultaat op. Het is daarom belangrijk dat de teamleden zelf bepalen of er gewisseld wordt.
Je Pomodoro vastleggen
Een praktijk die Francesco Cirillo zelf al jaren toepast in zijn teams, is het vastleggen van de Pomodoro’s. Na afloop neem je één foto van iets wat typerend is voor de taak van je team. Aan het eind van de dag is er een tijdlijn met foto’s van alle afgeronde Pomodoro’s. Op deze manier krijg je nóg beter in beeld hoeveel tijd bepaalde taken kosten, en heb je een visueel overzicht van alle Pomodoro’s die zijn afgerond. Als het goed is, voelen jullie je extra productief bij het zien van alle foto’s.
Als je het ons vraagt is het zeker de moeite waard om de Pomodorotechniek eens uit te proberen binnen jouw organisatie. Een productieve én leuke teamdag gegarandeerd!
Op verschillende vlakken effectiever aan de slag met je team? Bekijk dan de training Hybride Samenwerken.
Bron: Boek ‘The Pomodoro Technique’ - Francesco Cirillo.
