1. Ontwikkel persona’s en een merkboodschap
Het is belangrijk dat je een persona van jouw klant(en) ontwikkelt nog voordat je begint met het ontwikkelen van een content style guide. Verplaats jezelf in de ontvanger van de content van jouw bedrijf. Wie zijn jouw ideale klanten en welke interesses hebben ze? Dit is namelijk sturend voor jouw content en waar die aan moet voldoen. Zorg ervoor dat jij jouw klant volledig kent en laat je content daarmee naadloos aansluiten op de doelgroep.
Als je regels gaat opstellen om jouw merkboodschap goed over te brengen moet die boodschap natuurlijk ook kraakhelder zijn. De Golden Circle van Simon Sinek kan je hierbij helpen (zie de video hieronder). Waarom doe je wat je doet? Hoe doe je wat je doet? En wat doe je?
Zowel de persona’s en de merkboodschap kun je in jouw content style guide verwerken.
2. Wat zijn de voice & tone van jouw bedrijf?
Voice
Visualiseer je bedrijf of merk als iemand met een persoonlijkheid. Deze persoonlijkheid is de ‘voice’ van je bedrijf. Wat is het eerste dat bij jouw doelgroep opkomt wanneer ze denken aan jouw bedrijf of merk? Bij al je uitingen is het van belang dat deze ‘voice’ duidelijk naar voren komt en altijd hetzelfde klinkt. Breng je merk tot leven in je hoofd. Wat voor stem heeft je merk? Wat vertelt hij over wat hij wel is en wat juist niet? Laat in de guide zowel positieve als negatieve regels terugkomen over de voice. Zo kan er bijvoorbeeld staan:
Wat wij wel zijn:
- Onze klanten zien ons als een open en positief bedrijf
- Wij werken met een mindset die zorgt voor innovatie
Wat wij niet zijn:
- We zijn niet agressief wanneer we iemand willen overtuigen
- We kijken naar de toekomst, niet naar het verleden en zijn tradities
Tone
De ‘tone’ gaat over het vervullen van de ‘voice’. Dus hoe handelt jouw bedrijf of merk in diverse situaties en hoe draagt dit bij aan de perceptie van je merk bij de doelgroep? Benoem je in je ‘voice’ dat je bedrijf behulpzaam en eerlijk is? Dan kan het niet zo zijn dat je klanten niet goed helpt en dingen verzwijgt. Dit matcht namelijk niet met de belofte van je ‘voice’. Ga daarom goed na hoe je handelt in diverse situaties.
3. Houd het simpel en behapbaar
Zorg ervoor dat iedereen die je content style guide leest, begrijpt wat er staat. Houd het dus simpel en compact. Leg uit waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en wat dit voor invloed heeft voor de content. Op die manier is het voor je medewerkers makkelijker te interpreteren en toe te passen. Een slimme en eenvoudige manier om dit te doen is door middel van infographics. Deze geven een kort, creatief overzicht van bijvoorbeeld de tone & voice van je bedrijf of merk.
Test je content style guide bij je medewerkers om te kijken of ze het wel écht begrepen hebben. Tijdens deze test is er een mogelijkheid om vragen te stellen over het document. Bovendien krijgen medewerkers een duidelijk beeld van de meerwaarde van een content style guide.
4. Blijf je guide updaten
De content style guide is een levend document. Je kunt hem bijvoorbeeld updaten als er andere keuzes gemaakt worden over de opbouw van een tekst. Maar zeker wanneer er grote veranderingen plaatsvinden in je organisatie is het van groot belang dat de content style guide geüpdatet wordt. Hebben de veranderingen bijvoorbeeld effect op de tone & voice? Kloppen de regels die op zijn gesteld nog wel? Het is fijn om af en toe met verschillende afdelingen bij elkaar te komen om de guide door te spreken, zodat de guide voor de hele organisatie bruikbaar is. En misschien wel het belangrijkste: laat het weten wanneer de guide geüpdatet is en waarom. Zo voorkom je verwarring en zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte is.
Voorbeelden van Content Style Guides
Skype
Spotify
Urban Outfitters
Wil jij aan de slag met het ontwikkelen van effectieve online content om jouw doelgroep aan je te binden? Meld je dan aan voor de training Webredactie.
