Als goede manager of teamleider observeer je je team en geef je regelmatig feedback. Door dit te doen geef je medewerkers de kans om te verbeteren en ontwikkelen. Je laat weten hoe je het gedrag van de ander ziet, op een objectieve manier. Maar hoe doe je dat eigenlijk goed? Want ook jij hebt vast wel eens ‘feedback’ ontvangen waar je vrij weinig mee kon en wat demotiverend werkte in plaats van motiverend. Je wilt met je feedback verandering teweeg brengen en niet alleen je mening geven: hiervoor kun je werken met bepaalde feedback regels. In dit artikel geven we je handige tips en methodes over feedback geven en feedback ontvangen.
Waarom is feedback belangrijk?
Wanneer je goede feedback geeft stel je anderen in staat om zich te ontwikkelen en te groeien. Je laat weten hoe het gedrag van iemand overkomt op de (werk)omgeving en geeft de mogelijkheid om het ongewenste gedrag om te zetten naar gewenst gedrag. Je creëert daarmee een fijnere samenwerking voor iedereen en maakt je grenzen duidelijk kenbaar. Dat maakt feedback geven en ontvangen dus ontzettend belangrijk. Wanneer je goede feedback geeft, ben je transparant en geef je de ander een kijkje in jouw gedachten, én je organisatie blijft ontwikkelen. Maar de manier waarop je feedback geeft kan soms best een uitdaging zijn. Het is in ieder geval belangrijk dat je altijd goed luistert naar wat de ander te zeggen heeft, zodat je zeker weet dat je elkaar écht begrijpt.
5 goede methodes om feedback te geven
Er zijn speciale methodes ontwikkeld voor het geven van feedback. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden! We lichten vijf van de methodes toe. Let op! Houd de eerder genoemde tips altijd in gedachten bij het toepassen van iedere methode.
360 graden feedback-methode
Perfect als voorbereiding op een functionerings- of beoordelingsgesprek
Je wilt een ander meestal de ruimte geven voor eigen inbreng tijdens een feedbackgesprek, dit noem je 180 graden feedback: de input komt van twee kanten. Wanneer je ook nog andere mensen uit de omgeving van de medewerker betrekt, zoals leveranciers of collega’s, spreken we van 360 graden feedback. Je licht dan verschillende invalshoeken toe, zodat je een compleet beeld hebt van de medewerker en zijn of haar prestaties.
Pendleton-methode
In een feedbackgesprek op basis van de Pendleton-methode laat je de medewerker eerst zelf reflecteren en vertellen wat er goed ging en wat de eventuele verbeterpunten zijn. Nadat je goed geluisterd hebt, vertel je hoe jij ernaar kijkt. Op deze manier geef je het gevoel dat de medewerker de controle heeft over het gesprek, omdat hij of zij eerst aan het woord is en de kans krijgt om het eigen verhaal te doen. Zo voelt de ander zich gehoord en gewaardeerd. Idealiter komt de medewerker met verbeterpunten die jij ook al in gedachten had, en kun je die aanvullen.
4G-model
Geven en vragen jullie op de werkvloer regelmatig feedback aan elkaar? Dan is het 4G-model ideaal om toe te passen bij je collega’s. Je geeft dan in vier stappen feedback waarin je actuele voorbeelden noemt van het ongewenste gedrag of de verbeterpunten en aangeeft hoe je het liever wel ziet. De focus ligt op ‘Waar staan we nu? En waar willen we naartoe?’.
De vier stappen:
- Gedrag: beschrijf wat je ziet
- Gevoel: beschrijf hoe jij je daarbij voelt
- Gevolg: benoem wat dit gedrag veroorzaakt
- Gewenst: geef aan wat het gewenste gedrag is
Snapt de ander je feedback niet? Begin dan opnieuw vanuit een andere invalshoek. Je wilt dat er iets verandert, dus geef niet op.
Sandwich-methode
Hierbij ‘sandwich’ je de verbeterpunten in positieve feedback. Een goede methode voor medewerkers die gevoelig zijn voor het krijgen van feedback en snel in de verdediging schieten. Je vertelt eerst wat er goed ging, gaat daarna over op de verbeterpunten en sluit af met een algemene positieve samenvatting. Een voorbeeld van een feedbackgesprek op basis van de Sandwich-methode is als volgt:
- “Je hebt tijdens de opdracht erg goed gecommuniceerd met je teamgenoten en mooie resultaten opgeleverd!”
- “Wel denk ik dat je de volgende keer je planning beter op orde kunt hebben, zodat je alle deadlines haalt.”
- “Over het algemeen ging het dus heel goed! Als je de volgende keer een betere planning maakt, zal het nóg beter gaan.”
Ik-ik-jij-methode
Bij de ik-ik-jij-methode vertel je eerst je eigen verhaal: je vertelt wat je opvalt (ik), wat je ziet en wat je ongewenst vindt. Zorg dat je neutraal bent, maar wel specifiek. Vervolgens vertel je hoe dat gedrag op jou overkomt (ik) en welke ongewenste gevoelens het gedrag jou geven. Zorg dat je hiervoor actuele voorbeelden gebruikt en niet iets wat langere tijd geleden gebeurd is. Als laatste vraag je of de ander zich kan vinden in jouw feedback (jij). Indien dat het geval is kun je vragen om ander gedrag. Je geeft concreet aan wat je wilt dat verandert en komt samen tot een overeenkomst.
Let op! Het kan gebeuren dat de ander zich niet in jouw feedback vindt. Het kan zijn dat je de ik-ik stappen moet blijven herhalen tot het wel doordringt. Vergeet niet: blijft rustig.
Hoe geef je feedback: een aantal feedback regels
Er zijn verschillende manieren waarop je feedback kunt geven, die lichten we straks nog verder toe. Het is in ieder geval belangrijk dat je de volgende feedback regels altijd toepast wanneer je feedback geeft:
1. Geef de feedback zo snel mogelijk
Probeer het feedback gesprek niet uit te stellen. Je loopt dan het risico dat de ander vergeet wat hij of zij gedaan heeft. Je wilt niet in een welles-nietes verhaal terechtkomen. Daarnaast wil je voorkomen dat je iemand het gevoel geeft iets verkeerd gedaan te hebben, zonder daarover het gesprek aan te gaan.
2. Geef feedback over het gedrag
En niet over de persoonlijkheid. Als je feedback geeft op iemands persoonlijkheid, kan dit als persoonlijk aanvallend worden ervaren en kan dat voor ongewenst gedrag zorgen. In plaats daarvan is het beter om feedback te geven op specifiek gedrag dat je hebt waargenomen. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen "Je bent lui", kun je zeggen "Ik heb gezien dat je de deadline voor de taak niet hebt gehaald."
3. Zorg voor feiten
Het is belangrijk om feedback te geven die gebaseerd is op feiten, in plaats van vermoedens of aannames. Dit helpt de ontvanger om te begrijpen waarom de feedback wordt gegeven en hoe ze hun gedrag of prestaties kunnen verbeteren. Zeg bijvoorbeeld in plaats van: "Ik denk dat je niet genoeg moeite doet", "Ik heb gezien dat je de afgelopen week slechts twee keer aanwezig was op onze teamvergaderingen." De eerste feedback is gebaseerd op vermoeden en is dus subjectief, terwijl de tweede feedback is gebaseerd op feiten.
4. Vraag altijd waarom
Ga er nooit vanuit dat iemand met opzet fouten maakt. Vaak is er een achterliggende reden, bijvoorbeeld een tekort aan begeleiding of een lastige thuissituatie. Probeer de ander te ondersteunen en naar een passende oplossing te zoeken. Hiermee versterk je ook het gevoel van vertrouwen.
5. Wees specifiek
Het is belangrijk om specifiek te zijn over je verwachtingen. Doe je dat niet, dan laat je ruimte open voor eigen interpretatie en loop je het risico dat de ander het misschien niet opvat zoals jij bedoelt. Je wilt immers dat de persoon in kwestie niet nogmaals hetzelfde ongewenste gedrag toont.
6. Eindig altijd positief
Het is soms best lastig om feedback te krijgen. Het kan worden gezien als een persoonlijke aanval, terwijl dat natuurlijk helemaal niet de bedoeling is. Eindig een feedbackgesprek daarom altijd positief en dankbaar. Je gaat samen weer sterker verder, en hoopt op een goed vervolg.
Feedback ontvangen: tips
Je zit vast ook wel eens aan het ontvangende eind van feedback, wat niet altijd even leuk of makkelijk kan zijn. Toch is het heel belangrijk om open te staan voor het ontvangen van feedback, van iedereen! Deze tips helpen je op weg:
Zie feedback als kans om te ontwikkelen
Probeer de feedback die je krijgt niet als kritiek te zien, maar als een mogelijkheid om je verder te ontwikkelen. Het is een kans om beter te presteren en te groeien. Je kunt er eigenlijk alleen maar beter van worden!
Kijk objectief naar jezelf
Neem alle feedback altijd aan, maar kijk ook kritisch of het wel terecht is. Soms wordt een mening ingekleed als feedback en zitten er niet altijd de juiste intenties achter. Denk daarom goed na over of jij jezelf een beter persoon zou vinden als je de feedback verwerkt en ga indien nodig in gesprek met andere collega's om te kijken of zij hetzelfde ervaren.
Bedank de feedbackgever
Iemand die feedback geeft, doet de moeite om jou iets te leren. Een bedankje sluit het gesprek altijd goed af en toont de welwillendheid om je aan te passen en verbeteren.
Doelgericht communiceren en beïnvloeden
Het hoofddoel van feedback geven is toch wel dat je verandering teweeg wilt brengen. Je wilt dat de ontvanger zich verder ontwikkelt, om zo een fijnere samenwerking te bewerkstelligen. Feedback geven is een onderdeel van doelgericht communiceren en beïnvloeden. Maar ook mensen motiveren en je eigen doelen en wensen helder naar voren brengen zijn daar onderdeel van. Wil jij deze skill verder ontwikkelen? Bekijk dan eens de tweedaagse training Doelgericht communiceren en beïnvloeden.
