1. Eat that frog en verhoog je productiviteit
We leven in een tijd waarin de mogelijkheden enorm zijn. Hoe hard we ook ons best doen, we zullen nooit afkrijgen wat we allemaal willen en moeten doen. We zullen dus een selectie moeten maken in wat we wel en niet oppakken.
Een van de meest waardevolle skills die je in deze tijd kunt hebben is het goed kunnen selecteren van je belangrijkste taken. Welke taken gaan echt impact hebben? Welke taken geven uiteindelijk de meeste voldoening? Vaak zijn deze taken wat lastiger, waardoor je misschien de neiging hebt ze uit te stellen. Veel mensen beginnen de dag met kleine, makkelijke taken die minder impact hebben. De dag rustig beginnen en er even inkomen... Zonde, want van deze taken zul je geen groot gevoel van voldoening krijgen. Van die belangrijke, lastigere taak wel! En dat gevoel van voldoening werkt verslavend. Daardoor krijg je hierna zin om nog meer belangrijke taken af te ronden en kom je in een positieve spiraal terecht. Het idee van Eat That Frog is dat je jouw lastigste, meest belangrijke taak aan het begin van de dag uitvoert.
Het kan lastig zijn om met deze manier van werken te starten, zeker als je er een gewoonte van hebt gemaakt om de dag met onbelangrijke taken te beginnen. Gewoontes zijn lastig te doorbreken. In het begin is er dus echt wat discipline voor nodig om echt direct met die belangrijke taak te beginnen. Je zult echter zien dat dit na een tijdje ook een gewoonte wordt en dat het steeds makkelijker gaat. Zeker als je merkt dat je steeds meer bereikt! Slik dus eerst die smerige kikker door! Eat that frog is een boek van Brian Tracy en zeker het lezen waard. Hierin wordt dit idee nog veel uitgebreider beschreven.
2. Maak een planning
Plannen is heel belangrijk voor je productiviteit. Een goede planning zorgt ervoor dat je jezelf met de juiste taken bezighoudt, het zorgt voor rust in je hoofd en het zorgt ervoor dat je niks vergeet. Wat tips voor een goede planning:
Weet wat je wilt bereiken. Je taken moeten altijd voortkomen uit een doel.
Stel de prioriteiten vast. Welke taken dragen het meeste bij aan je doel? Pas je planning hierop aan.
Schat je taken niet in op basis van het best case scenario. Spreek met jezelf een percentage af dat je bovenop je inschattingen gooit. Er duiken altijd onverwachte problemen op.
Maak een jaar-, maand-, week- en dagplanning. De taken worden steeds specifieker. Op je dagplanning komt elke taak te staan. Ook het checken van je mail, het terugbellen van een klant of een klein overleg met een collega. Doordat alle taken op “papier” staan kun je ze uit je hoofd zetten. Zo ontstaat er ruimte om je taken geconcentreerd uit te voeren.
Voeg onverwachte taken toe aan je planning. Bepaal telkens opnieuw de prioriteit en voorkom dat je direct met taken aan de slag gaat, terwijl je eigenlijk een belangrijkere taak op de planning had staan.
3. Blokkeer afleidende websites en apps
Een apparaat in je broekzak dat regelmatig trilt, pop-up notificaties, knipperende teksten in je tabbladen en een constante drang naar informatie en waardering. Veel mensen worden continu uit hun concentratie gehaald door websites en apps die vechten om hun aandacht. Als pure wilskracht niet genoeg is (vaak niet), dan is het mogelijk om jezelf op andere manieren te beschermen tegen deze aandachtslurpers.
- Sluit je mail af en zet al je notificaties uit. Echt, het is een verademing!
- Kun je dan de verleiding nog steeds niet weerstaan om je mail en socials te checken? I feel you. Er zijn verschillende browserextenties waarmee je afleidende websites tijdelijk kunt blokkeren. Voorbeelden zijn StayFocusd en Freedom.
- Er zijn ook apps die hetzelfde doen voor je smartphone. Voor Android is er StayFocused, voor Apple kun je Freedom gebruiken. StayFocused meet ook hoe lang je apps gebruikt en hoe vaak je ze opent. Ik schrok me rot toen ik zag dat ik meer dan 2 uur per dag verspilde aan nutteloos rondklikken op social media. Terwijl ik er niet eens heel veel plezier aan beleef!
- Moet je op Facebook zijn voor je werk? Je kunt de News Feed blokkeren door middel van de News Feed Eradicator browserextensie. In plaats van de News Feed krijg je een inspirerende quote te zien. Je kunt nog wel gewoon bij je bedrijfspagina, maar wordt niet meer afgeleid door kattenfilmpjes.
4. Delegeer op tijd
Heb je soms ook van die taken waar je superlang mee bezig bent, maar waar je totaal geen energie van krijgt? Taken waar je ook gewoon niet zo goed in bent? Delegeer die op tijd. Misschien heb je een collega of kun je iemand inhuren die dit wel leuk vindt om te doen en die er goed in is. Zo kun jij je richten op de taken die bij jou passen (en je daardoor makkelijker afgaan) en word je een stuk productiever.
5. Doe kleine klusjes meteen
Ontstaat er een nieuwe taak en kost die minder dan 5 minuten? Doe deze dan meteen. Dan kun je hem direct uit je hoofd zetten. Deze kleine klusjes zorgen anders al snel voor chaos in je hoofd. Duren ze langer dan 5 minuten? Dan gaan ze op je planning.
6. Plan tijd in om je mail te checken
Wil je gefocust en productief werken? Check dan niet elk half uur je mail. Dat haalt je steeds uit je concentratie en vervolgens moet je ook weer iets met die mails. Plan in plaats daarvan 1 of 2 momenten per dag in waarop je jouw mails checkt. Je klanten en collega’s wennen er vanzelf aan dat je niet binnen 5 minuten reageert. Je kunt met ze afspreken dat ze je voor urgente zaken beter kunnen bellen. Gebruik je mailbox trouwens ook niet als to do lijst, dit zorgt voor chaos. Probeer orde te houden in je mailbox en streef naar een lege inbox. Dingen die minder dan 5 minuten kosten om af te handelen doe je meteen, de grotere taken gaan op je planning. Voor nieuwsbrieven en andere mails waar je niet op zit te wachten schrijf je jezelf direct uit. Vervolgens kunnen de mails gearchiveerd worden in overzichtelijke mappen. Je kunt hier ook automatische regels voor instellen.
7. Maak gebruik van je energiepieken
Iedereen heeft gedurende de dag momenten waarop ze meer of juist minder energie hebben. Veel mensen hebben rond een uur of 3 een inkakmoment. Probeer je planning hierop af te stemmen. Zorg er dus voor dat je belangrijke taken voor 3 uur oppakt, zodat je na 3 uur alleen taken hoeft te doen die je minder energie kosten. Als dit voor jou anders is kun je dit natuurlijk op jouw voorkeur aanpassen.
8. Start de dag compleet zonder afleiding
Iets dat mij heel erg helpt in mijn productiviteit is om de dag te beginnen zonder afleiding. Dat begint al op het moment dat ik opsta. Ik bekijk geen Whatsappjes, geen mails, geen social media. Op het moment dat je dat wel doet laat je namelijk toe dat iemand anders jouw planning bepaalt. Iemand anders stuurt waar jij jouw aandacht aan besteedt. Probeer het moment dat je op je telefoon kijkt zo lang mogelijk uit te stellen. Je zult zien dat je dan veel meer dingen gaat doen die voor jou écht belangrijk zijn.
9. Doe het voor 5 minuten
Iets doen voor 5 minuten is makkelijk te overzien. Grote kans dat je jezelf hier wel toe kan zetten. Heb je een belangrijke taak waar je tegenop ziet? Spreek met jezelf af dat je er 5 minuten aan gaat werken. Grote kans dat het je daarna lukt om door te zetten en de taak helemaal af te ronden.
Interessant? Meld je aan voor onze trainingen en ontwikkel jezelf op gebied van marketing, strategie, creatie en content.
