Efficient mailen

* Werk mails die je in twee minuten kunt beantwoorden meteen af. Orden overige mails in je takenlijst of agenda.
* Activeer een e-mailfilter voor cc's of projecten waar je aan werkt. Outlook-gebruikers vinden dat onder de Wizard-functie. Alle cc'tjes belanden daardoor automatisch in een aparte map. Gebruik je een ander mailprogramma, vraag dan de it-afdeling hoe je deze filter instelt.
* Analyseer met wie je het meeste mailt en wiens berichten je het snelst beantwoordt. Hiervoor kun je (gratis) programma's downloaden. Clear context inbox manager bijvoorbeeld ordent aan de hand van statistieken de belangrijkste mails. Niet de mail die het laatst binnenkomt staat dan bovenaan, maar de mails van je populaire contactpersonen. Let wel, hierdoor blijft dat incidentele mailtje dat ook direct je aandacht verdient, wel langer ongezien.
* Een goed alternatief is daarom het programma xobni, dat slechts inzicht geeft in de statistieken van elk e-mailcontact. Welke attachments heeft deze afzender in het verleden meegestuurd (handig voor projecten), aan wie cc't deze persoon, hoe is de balans tussen de mails die jullie elkaar sturen?
* Houd e-mail helder en beknopt. Kan de ontvanger direct begrijpen wat je vraagt of zegt, of kost het hem tijd om dat uit te zoeken?
* Formuleer een duidelijk onderwerp. De ontvanger moet aan de subject header al kunnen zien wat de aard van het bericht is.
* Bedenk wanneer je antwoord van iemand wilt, voordat je het medium kiest waarmee je hem benadert. Wanneer je haast hebt, een discussie wilt voeren of boos bent, is bellen of langslopen effectiever dan mailen.